Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento 2016/679/UE (nel seguito “GDPR”) Safety Inn S.r.l. (nel seguito “Titolare”) con sede in Roma (RM), Via Cornelia, 498 – 00166, nella sua veste di “Titolare del trattamento”, La informa che i Suoi dati personali raccolti ai fini della conclusione del contratto col Cliente e/o nell’ambito dell’esecuzione e/o della stipula dello stesso saranno trattati nel rispetto delle normativa citata, al fine di garantire i diritti, le libertà fondamentali, nonché la dignità delle persone fisiche, con particolare riferimento alla riservatezza e all’identità personale. La informiamo che qualora le attività a lei prestate prevedano il trattamento di dati personali di terzi nella sua titolarità, sarà sua responsabilità assicurare di aver adempiuto a quanto previsto dalla normativa nei riguardi dei soggetti Interessati al fine di rendere legittimo il loro trattamento da parte nostra.
Origine, finalità, base giuridica e natura dei dati trattati
Il trattamento dei Suoi dati personali, da Lei direttamente forniti, è effettuato da Safety Inn S.r.l. ai fini della conclusione del contratto col Cliente e/o nell’ambito dell’esecuzione e/o della stipula dello stesso.
I dati saranno oggetto di trattamento improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della Sua/Vostra riservatezza e dei Suoi/Vostri diritti. Le finalità contrattuali, d’erogazione dei servizi, di contenzioso commerciale e non, e promozionali riguardano il trattamento dei dati personali del solo Cliente. I dati personali del Cliente verranno trattati per tutta la durata dei rapporti contrattuali instaurati e anche successivamente per l’espletamento di tutti gli adempimenti di legge, nonché per future finalità commerciali in base alla normativa vigente.
Altresì, è possibile il verificarsi di un trattamento di dati personali di terzi soggetti comunicati dal Cliente alla Società. Rispetto a tale ipotesi, il Cliente si pone come autonomo titolare del trattamento e si assume i conseguenti obblighi e responsabilità legali, manlevando la Società rispetto a ogni contestazione, pretesa e/o richiesta di risarcimento del danno da trattamento che dovesse pervenire alla Società da terzi interessati.
Nel rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali e senza necessità di uno specifico consenso da parte dell’Interessato, i Dati saranno archiviati, raccolti e trattati dalla Società per i seguenti fini:
- adempimento a obblighi contrattuali, esecuzione e/o stipulazione del contratto col Cliente e/o gestione di eventuali misure precontrattuali;
- assolvimento a eventuali obblighi normativi, alle disposizioni fiscali e tributarie derivanti dallo svolgimento dell’attività d’impresa e a obblighi connessi ad attività amministrativo-contabili;
- erogazione marketing diretto, ossia invio di materiale pubblicitario, vendita diretta o comunicazione commerciale di prodotti e/o servizi offerti dall’Azienda attraverso il sito e strettamente collegati agli adempimenti obbligatori in materia di sicurezza sul lavoro, e/o servizi afferenti attività tecniche/consulenziali offerti dall’Azienda attraverso il sito. Tale attività potrà essere eseguita mediante l’invio di materiale pubblicitario/informativo/promozionale e/o di inviti di partecipazione ad iniziative, eventi ed offerte volte a premiare gli utenti/clienti, effettuato con modalità “tradizionali” (a titolo esemplificativo posta cartacea e/o chiamate da operatore), ovvero mediante sistemi “automatizzati” di contatto (a titolo esemplificativo SMS e/o MMS, chiamate telefoniche senza l’intervento dell’operatore, e-mail, fax, applicazioni interattive), Le basi giuridiche del trattamento per le finalità a) e b) sopra indicate sono gli artt. 6.1.b) e 6.1.c) del Regolamento;
- la gestione dei rapporti con il Cliente per attività di amministrazione, contabilità, ordini, spedizioni, fatturazione, servizi, gestione dell’eventuale contenzioso;
- la rilevazione del grado di soddisfazione della clientela, l’elaborazione di statistiche ad uso interno.
Il conferimento dei Dati per i suddetti fini è facoltativo, ma l’eventuale mancato conferimento dei Dati stessi e il rifiuto a fornirli comporterebbero l’impossibilità per la Società di eseguire e/o stipulare il contratto ed erogare le prestazioni richieste dallo stesso.
La base giuridica del trattamento di dati personali per le finalità c) è l’art. 6.1.a) del GDPR in quanto i trattamenti sono basati sul consenso; si precisa che il Titolare può raccogliere un unico consenso per le finalità di marketing qui descritte, ai sensi del Provvedimento Generale del Garante per la protezione dei dati personali “Linee guida in materia di attività promozionale e contrasto allo spam” del 4 luglio 2013. Il conferimento del consenso all’utilizzo dei dati per finalità di marketing è facoltativo e qualora, l’interessato desiderasse opporsi al trattamento dei Dati per le finalità di marketing eseguito con i mezzi qui indicati, nonché revocare il consenso prestato; potrà in qualunque momento farlo senza alcuna conseguenza (se non per il fatto che non riceverà più comunicazioni di marketing) seguendo le indicazioni presenti alla sezione dei “Diritti dell’Interessato” della presente Informativa.
Si ricorda infine che per i trattamenti effettuati ai fini d’invio diretto di proprio materiale pubblicitario o di propria vendita diretta o per il compimento di proprie ricerche di mercato o di comunicazioni commerciali in relazione a prodotti o servizi analoghi a quelli utilizzati dal Cliente, la Società può utilizzare gli indirizzi di posta elettronica o anagrafici ai sensi e nei limiti consentiti dall’art. 130, comma 4 del Codice e dal provvedimento dell’Autorità Garante per la protezione dei dati personali del 19 giugno 2008 anche in assenza di consenso esplicito. La base giuridica del trattamento dei dati per tale finalità è l’art. 6, comma 1, lett. f) del GDPR, ferma restando la possibilità di opporsi a tale trattamento in ogni momento, seguendo le indicazioni presenti alla sezione dei “Diritti dell’Interessato” della presente Informativa.
Antiriciclaggio e Antiterrorismo
Il conferimento dei dati previsti dalla normativa in materia di Antiriciclaggio e Antiterrorismo è obbligatorio e l’eventuale rifiuto di rispondere preclude la prestazione professionale richiesta e può comportare la segnalazione dell’operazione al competente organo di vigilanza. Al riguardo si precisa che il trattamento dei dati personali connesso agli obblighi antiriciclaggio avrà luogo avendo riguardo alle specifiche modalità di esecuzione imposte agli operatori non finanziari dal Regolamento in materia di identificazione e conservazione delle informazioni previsto dall’art. 3 comma 2, del D.Lgs. n. 56/2004 ed adottato con D.M. n. 143/2006. Altre informazioni potrebbero altresì essere tratte da fonti pubbliche per ottemperare agli obblighi di cui al D.Lgs. 231/2007.
Comunicazione
I dati forniti saranno gestiti dal Responsabile esterno al trattamento Safety Inn S.r.l. per lo svolgimento di tutti i servizi derivanti dalla sottoscrizione del modulo di adesione alla Federazione.
Al Responsabile esterno Safety Inn S.r.l., eventualmente designati, Safety Inn S.r.l.. impartisce adeguate istruzioni operative, con particolare riferimento all’adozione ed al rispetto delle misure di sicurezza, al fine di poter garantire la riservatezza e la sicurezza dei dati. Proprio in riferimento agli aspetti di protezione dei dati personali il Cliente è invitato, ai sensi dell’art. 33 del GDPR a segnalare a Safety Inn S.r.l.. eventuali circostanze o eventi dai quali possa discendere una potenziale “violazione dei dati personali (data breach)” al fine di consentire una immediata valutazione e l’adozione di eventuali azioni volte a contrastare tale evento inviando una comunicazione a al Responsabile esterno Safety Inn ai recapiti nel seguito indicati.
Per l’adempimento di alcuni obblighi contrattuali e per l’esecuzione dei servizi, il Titolare del Trattamento fornirà i dati necessari agli Enti Preposti esclusivamente per l’erogazione del servizio richiesto o per obblighi normativi nazionali e/o regionali.
I Dati non saranno diffusi.
Resta fermo l’obbligo di Safety Inn S.r.l. di comunicare i dati ad Autorità Pubbliche su specifica richiesta.
Trasferimento all’estero
Il trasferimento all’estero dei Suoi dati personali può avvenire qualora risulti necessario per la gestione dell’incarico ricevuto. Per il trattamento delle informazioni e dei dati che saranno eventualmente comunicati a questi soggetti saranno richiesti gli equivalenti livelli di protezione adottati per il trattamento dei dati personali dei propri dipendenti. In ogni caso saranno comunicati i soli dati necessari al perseguimento degli scopi previsti e saranno applicati gli strumenti normativi previsti dal Capo V del GDPR.
Modalità, logiche del trattamento e tempi di conservazione
I Suoi dati sono raccolti e registrati in modo lecito, e secondo correttezza, per le finalità sopra indicate nel rispetto dei principi e delle prescrizioni di cui all’art. 5 c 1 del GDPR.
Il trattamento dei dati personali avviene mediante strumenti manuali, informatici e telematici con logiche strettamente correlate alle finalità stesse e, comunque, in modo da garantirne la sicurezza e la riservatezza.
I Dati personali verranno trattati dal Responsabile esterno Safety Inn S.r.l. per tutta la durata dell’incarico. I contratti hanno durata annuale per cui alla scadenza dell’anno solare dalla stipula del contratto, se non dovessero intervenire azioni formali del soggetto interessato finalizzate al rinnovo del contratto in scadenza, tutti i dati collegati allo stesso, e di proprietà del soggetto interessato, dovranno essere cancellati dai data base informatici e dagli archivi cartacei dell’Azienda. Non saranno cancellati i dati utili a far valere o tutelare i propri diritti ovvero per finalità amministrative e/o per dare esecuzione ad obblighi derivanti dal quadro regolamentare e normativo pro tempore applicabile e nel rispetto degli specifici obblighi di legge sulla conservazione dei dati.
Diritti dell’Interessato
In conformità, nei limiti ed alle condizioni previste dalla normativa in materia di protezione dati personali riguardo l’esercizio dei diritti degli Interessati [1] per quanto concerne i trattamenti oggetto della presente Informativa, in qualità di Interessato Lei ha il diritto di chiedere conferma che sia o meno in corso un trattamento di suoi dati personali, accedere ai dati personali che La riguardano ed in relazione ad essi ha il diritto di richiederne la rettifica, la cancellazione, la notifica delle rettifiche e delle cancellazioni ai coloro i quali i dati sono stati eventualmente trasmessi dalla nostra Organizzazione, la limitazione del trattamento nelle ipotesi previste dalla norma, la portabilità dei dati personali – da Lei forniti – nei casi indicati dalla norma, di opporsi al trattamento dei suoi dati e, specificamente, ha il diritto di opporsi a decisioni che lo riguardano se basate unicamente su trattamenti automatizzati dei suoi dati, profilazione inclusa. Nel caso in cui ritenga che i trattamenti che La riguardano violino le norme del GDPR, ha diritto a proporre reclamo al Garante ai sensi dell’art. 77 del GDPR.
Diritto di Reclamo
Gli interessati che ritengono che il trattamento dei dati personali a loro riferiti avvenga in violazione di quanto previsto dal GDPR 2016/679 hanno il diritto di proporre reclamo a Safety Inn S.r.l., Via Cornelia, 498 – 00166 – Roma (RM) – P.IVA e C.F. 15416201000 , come previsto dall’art. 77 del GDPR 2016/679 stesso, o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del GDPR 2016/679)
Se intende richiedere ulteriori informazioni sul trattamento dei Suoi dati personali o per l’eventuale esercizio dei Suoi diritti, potrà rivolgersi per iscritto a safetyinn@pec.it.
Titolare del Trattamento
Titolare del trattamento, ai sensi dell’art. 4 del GDPR, è Safety Inn S.r.l., Via Cornelia, 498 – 00166 – Roma (RM) – P.IVA e C.F. 15416201000
Responsabile esterno del trattamento dei dati, ai sensi dell’art. 28 del GDPR, è Safety Inn S.r.l., Via Cornelia, 498 – 00166 Roma (RM), P.VA e C.F. 14563301002
ESPRESSIONE DEL CONSENSO
A) DA PARTE DI PERSONA FISICA:
Il sottoscritto prende atto della informativa resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento 2016/679/UE e accorda liberamente e volontariamente, ove richiesto, il consenso per le finalità indicate a che i propri dati personali possano essere trattati ed essere oggetto di comunicazioni ai soggetti per gli adempimenti connessi all’incarico conferito.
B) DA PARTE DI PERSONA GIURIDICA
L’Azienda, nella persona del legale rappresentante, prende atto della informativa resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento 2016/679/UE e accorda liberamente e volontariamente, ove richiesto, il consenso per le finalità indicate a che i propri dati personali dei quali l’Azienda è Titolare possano essere trattati ed essere oggetto di comunicazioni ai soggetti per gli adempimenti connessi all’incarico conferito, manlevando Organizzazione da ogni onere e responsabilità derivante dai previsti trattamenti.
C) CONSENSO PER IL TRATTAMENTO AI FINI ANTIRICICLAGGIO
Il sottoscritto in proprio o quale rappresentante legale dell’Azienda, nella sua qualità di Titolare effettivo della operazione, prende atto della informativa resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento 2016/679/UE e accorda liberamente il consenso affinché i dati conferiti possano essere trattati per gli adempimenti in materia di antiriciclaggio (D. Lgs. 21.11.2007 n. 231 e D.M. 16.04.2010) e, pertanto, eventualmente comunicati agli organi preposti (UIF) alle verifiche ed ai controlli circa la regolarità dei citati adempimenti.
D) CONSENSO PER MARKETING DA PARTE DI SAFETY INN S.R.L.
Il sottoscritto prende atto dell’informativa resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento 2016/679/UE e accorda liberamente e volontariamente, ove richiesto, il consenso per le finalità indicate al punto c) che i propri dati personali possano essere trattati ed essere oggetto di comunicazioni ai soggetti per gli adempimenti connessi all’incarico conferito.